recordretention schedule

 Record retention schedule
Menurut FX soedjadi record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).
Ada empat penggolongan records menurut FX Sudjadi, antara lain :
Records yang tidak penting (nonessential)
Records ini dimaksudkan adalah semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bisa saja laporan itu hanya digunakan untuk bebberapa menit saja oleh karena itu records ini sebaiknya dimusnahkan kalau kegunaanya sudah dipakai dan tidak perlu disimpan.
Yang termasuk kedalam recods ini yaitu :
Nota-nota pembeliaaarn barang yang sudah lunas
Slip-slip surat pendaftaraan
Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi
Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari
Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin

Records yang tidak dimanfaatkan
Records ini maksudnya adalah records yang masa penggunaanya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimussnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa
Yang tergolong dalam records ini adalah sebagai berikut :
Surat-surat undangan rapat
Dokumen-dokumen yang bersifat periodik
Surat-surat keterangan ijin dan sakit
Surat-surat dinas ke cabang perusahaan

Records yang penting
Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan, laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaanya dalam jangka waktu yang cukup lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun
Yang termasuk dalam records ini antara lain adalah :
Dokumen-dokumen penjualan
Laporan-laporan keuangan
Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan
Wesel-wesel tagih

Records yang sangat penting

Maksudnya records ini adalah recods inilah yang akan disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan ( instansi yang bersdangkutan )

Yang tergolong dari records ini adalah sebagai berikut :
Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai
Surat perjanjian kontrak
Surat-surat asuransi
Surat-surat keputusan
Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan
Surat-surat hak milik perusahaan ,

http://ayienyen.blogspot.com/2009/11/record-retention-schedule.html

Record retention schedule

Record retention schedule

Record retention schedule
Menurut FX soedjadi record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).
Ada empat penggolongan records menurut FX Sudjadi, antara lain :
Records yang tidak penting (nonessential)
Records ini dimaksudkan adalah semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bisa saja laporan itu hanya digunakan untuk bebberapa menit saja oleh karena itu records ini sebaiknya dimusnahkan kalau kegunaanya sudah dipakai dan tidak perlu disimpan.
Yang termasuk kedalam recods ini yaitu :
Nota-nota pembeliaaarn barang yang sudah lunas
Slip-slip surat pendaftaraan
Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi
Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari
Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin

Records yang tidak dimanfaatkan
Records ini maksudnya adalah records yang masa penggunaanya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimussnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa
Yang tergolong dalam records ini adalah sebagai berikut :
Surat-surat undangan rapat
Dokumen-dokumen yang bersifat periodik
Surat-surat keterangan ijin dan sakit
Surat-surat dinas ke cabang perusahaan

Records yang penting
Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan, laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaanya dalam jangka waktu yang cukup lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun
Yang termasuk dalam records ini antara lain adalah :
Dokumen-dokumen penjualan
Laporan-laporan keuangan
Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan
Wesel-wesel tagih

Records yang sangat penting

Maksudnya records ini adalah recods inilah yang akan disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan ( instansi yang bersdangkutan )

Yang tergolong dari records ini adalah sebagai berikut :
Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai
Surat perjanjian kontrak
Surat-surat asuransi
Surat-surat keputusan
Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan
Surat-surat hak milik perusahaan ,

http://ayienyen.blogspot.com/2009/11/record-retention-schedule.html

ibu

ibu kaulah jantung hatiku
bagiku engkau takkan pernah tergantikan
sembilan bulan engkau mengandung
melahirkan dan menyusuiku
hingga aku tumbuh besar
           ibu kau selalu berdoa siang dan malam demi aku
           agar aku jadi seorang yang sukses
          dan ibu tak pernah mengeluh walaupun ibu lelah
walaupun ibu terluka oleh perkataan aku
ibu tetap berdoa demi aku
walaupun aku selalu salah
ibu tak lelah berdoa untuk aku
           disaat aku sakit engkau selalu membelaiku
           dan engkaulah yang merawat ku sampai aku sembuh
           dan ibu berkata"cepat sembuh yaa nak"
ibu kaulah pahlawan ku sampai kapan pun
ibu terima kasih atas semua pengorbanan muuu

PENGERTIAN FILING

PENGERTIAN FILING SYSTEM

Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filing) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan,pemusnahan,penyerahan

Filing system adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

1.       TUJUAN FILING SYSTEM

a.       MENGHEMAT WAKTU

Dengan menggunakan filing system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu.

b.      MENGHEMAT BIAYA

Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip tidak terlalu banyak menimbulkan tenaga sehingga dapat menghemat biaya.

c.       MENGHEMAT TEMPAT

Dengan menggunakan filing system yang tepat penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak, karena arsip yang disimpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja.

2.       CIRI-CIRI FILING SISTEM YANG BAIK

v  Tidak memakan tempat : letaknya dibuat seefektif dan seefisien mungkin

v  Sederhana dan praktis : mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit

v  Mudah dicapai : penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai

v  Ekonomis : tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya,perlengkapan,tenaga,dan cara pengeluarannya

v  Cocok dan tepat guna :disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan

v  Fleksibel : mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan

v  Klasifikasi khusus

v  Aman : bebas dari kerusakan karena penyimpanan

3.       PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN

Ø  Filing cabinet

Filing cabinet yaitu lemari untuk menyimpan arsip. Macam-macam filing cabinet:

v   lateral filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip

v  Drawer type filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk

Ø  Guide

Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.

v   Guide besar berukuran 36x25 cm. guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio

v   Guide kecil berukuran 16x11 cm. guide ini dipakai untuk menyimpan kartu yang berukuran 15x10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar.

Ø  Folder

Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan dibelakang guide. Ada empat macam folder, yaitu :

v   Brief order, yaitu map besar yang terbuat dari karton tebal didalamnya terdapat penjepit arsip.

v   Stofmap, yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.

v   Snelhecker yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang didalamnya terdapat alat penjepit

v   Hangging map yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

Ø  Rak sortir

Rak sortir yaitu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.

Ø  Kartu indeks

Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15x10 cm yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip

Ø  Laci kartu indeks

Laci kartu indeks, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai dengan urutan abjad.

4.       MACAM-MACAM FILLING SYSTEM

a)      Sistem abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyusunannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan yang sudah di indeks

b)      Sistem masalah

Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang berkaitan.

c)       Sistem wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat

d)      Sistem tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktui/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen.

e)      Sistem nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu :

v   Filing Sistem Nomor Dewey

v   Filing Sistem Nomor Terminal Digit

http://arsandyristha.blogspot.com/